Cómo gestionamos los costes del transporte por carretera en 2025: método y ejemplos

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1. Qué incluye el coste del transporte por carretera

Fijos vs. variables

Cuando hablamos de gestión y costes del transporte de mercancías por carretera, distinguimos siempre entre:

  • Costes fijos: amortización del vehículo y remolque, intereses, seguros, ITV, Impuesto de Vehículos, sueldos fijos y cotizaciones, alquiler de bases, licencias, telemática, TMS.

  • Costes variables: combustible, peajes nacionales e internacionales, neumáticos por desgaste, mantenimiento por uso, dietas según ruta, limpieza, consumibles de frío si aplica, y costes de espera en carga/descarga.

En nuestra flota, el combustible y los peajes han sido el binomio decisivo en internacional. El combustible lo bajamos con tarjetas profesionales y disciplina de conducción; los peajes los optimizamos registrando correctamente las clases de CO₂ y usando dispositivos multipaís.

Camión Euro VI cruzando un pórtico de peaje alemán con señal de CO₂ al atardecer

Coste por km y por ruta

Trabajamos con dos vistas:

  • Coste unitario (€ / km): útil para comparar camiones, tramos y estacionalidad.

  • Coste por ruta (€ / viaje): útil para fijar precio y margen real por operación.

Fórmula base orientativa:

  • Coste/km = (Costes fijos/ km estimado anual) + (Consumo × precio gasóleo /100) + (Peaje/km) + otros variables/km.

  • Coste/ruta = Coste/km × km cargados + costes de espera + dietas + ferris/túneles.

Ejemplo FTL internacional

Para un tráiler Euro VI de 40 t en España–Alemania–España:

  • Supuestos internos: 28–32 l/100 km, 3.000–3.500 km por ciclo, 1–2 pórticos de peaje en DE/BE y tramos FR/ES, más dietas y un descanso semanal normal.

  • En nuestras cuentas, registrar bien la clase de CO₂ nos ha ahorrado céntimos por km que, a escala de 100.000+ km/año, cambian el margen de forma notable.

2. Marco regulatorio que impacta el coste en la UE

Tiempos y descansos

Planificamos con el tacógrafo en la cabeza: 9 h diarias (ampliables dos días a 10 h), pausa de 45’ cada 4,5 h, y límites semanales. Operativamente, esto define dónde parar, dónde repostar y cómo asignar relevos.

Descanso semanal normal y alojamiento

El descanso semanal normal no se puede hacer en la cabina. En internacional, nosotros pagamos alojamiento adecuado y lo presupuestamos como coste operativo. Esto evita sanciones y reduce fatiga. Al preparar una ruta con descanso de 45 h fuera de base, siempre bloqueamos hotel y estacionamiento seguro desde la planificación.

Tacógrafo y sanciones

Las multas por tiempos y descanso, además de ser un riesgo legal, distorsionan márgenes. Por eso integramos en el TMS alertas de cumplimiento y priorizamos slots de carga/descarga para reducir tiempos muertos; ahí está gran parte de la productividad.

3. Peajes europeos y clases de CO₂: cómo no pagar de más

Maut Alemania y registro CO₂

Lección aprendida: si un camión no está registrado con su categoría de CO₂ correcta, el sistema lo asigna a la clase más cara. Lo vivimos con vehículos anteriores a 2019 que quedaron en categoría 1 hasta que subimos la documentación. Además, el peaje por km en Alemania cambia por ejes, Euro VI y CO₂. En nuestras rutas, el diferencial entre una clase desfavorable y la más eficiente ha rondado varios céntimos por km, que en un Madrid–Ruhrgebiet–Madrid es dinero real.

VIAPASS Bélgica

Bélgica factura por región y red. Con dispositivos multipaís simplificamos administración, conciliamos mejor y preparamos la recuperación de IVA cuando procede. En rutas a Benelux, el control de desvíos por obras y el enrutado por categorías de peaje nos ha ahorrado sorpresas.

Peajes FR/ES y tramos forales

En Francia optamos por autopistas concesionadas cuando el tiempo vale más que la tarifa. En España, además de concesiones, vigilamos tramos forales para camiones en corredores como Gipuzkoa. Nuestro TMS colorea tramos “sensibles” y sugiere alternativas o ventanas horarias con mejor fluidez.

Analista revisando panel de control de costes y consumo de flota desde oficina de transporte

4. Combustible e IVA: tarjetas profesionales y gestión efectiva

DKV/Shell/UTA: más que descuento

Usamos tarjetas profesionales por trazabilidad, seguridad y factura única por matrícula o conductor. Lo que de verdad impacta es la recuperación de IVA. En nuestra experiencia, una flota de ~100 vehículos diésel puede recuperar >45.000 € anuales solo por este concepto, siempre que la facturación electrónica esté impecable.

Facturación electrónica y control

Conciliamos por viaje: litros repostados vs. consumo teórico vs. odómetro. Cuando el delta excede tolerancias, disparamos auditoría de hábitos de conducción, fugas o desvíos. Esta rutina nos ha bajado l/100 km y ha reducido fraude.

Flujo de caja y precios

Bloquear precio con acuerdos y recargas en países ventajosos ayuda. Calculamos “combustible por ruta” con tablas de consumo por topografía y clima, y consolidamos impuestos para no infra-o sobre-costear presupuestos comerciales.

5. ACOTRAM en España: usar la herramienta oficial para costear bien

Qué parametrizar

En ACOTRAM alimentamos:

  • Datos del vehículo: precio, vida útil, financiación, mantenimiento, neumáticos.

  • Explotación: km anuales, % en vacío, consumo, precio carburante.

  • Operación: peajes estimados, salario y cotizaciones, dietas, seguros, gastos generales.

Errores frecuentes

  • Km anuales irreales: inflan o deprimen el coste fijo por km.

  • No separar espera: la “hora camión” o “hora conductor” en muelle debe ir fuera del coste/km estándar y cotizarse como servicio.

  • Peajes promediados a ojo: en internacional conviene cargar peajes por tramo, no como media plana.

Lectura de resultados

Tratamos el coste/km de ACOTRAM como suelo. Encima sumamos riesgos de ruta, ventana de servicio, estacionalidad y margen objetivo. Para contratos, guardamos versiones por cliente y corredor.

Conductor de transporte descansando en hotel mientras su camión está estacionado según normativa UE

6. Optimización operativa: menos tiempos muertos, más ciclos

Planificación de paradas y slots

Usamos apps como Truck Parking Europe para casar legalidad y seguridad. Bloquear un buen parking y coordinar slots de carga nos ha recortado horas improductivas. Siempre que podemos, negociamos “free time” realistas en almacenes.

Telemática y mantenimiento predictivo

Con Geotab analizamos estilo de conducción, códigos de avería y mantenimiento por condición. Detectar un fallo antes de cruzar a Alemania vale más que cualquier descuento en gasóleo. Además, el coaching de conducción suave nos bajó consumos y desgaste de freno.

Buenas prácticas del conductor

Briefeamos antes de salir: ruta, peajes, paradas, hotel si hay descanso semanal normal, y plan B. Cuando probamos esta disciplina, la puntualidad y el margen por viaje subieron de forma consistente.

7. KPIs y cuadro de mando para controlar el coste

  • Coste/km por vehículo y por corredor.

  • Peaje/km y % peaje sobre ingreso.

  • l/100 km y variación por temporada.

  • Utilización: km productivos vs. totales; % en vacío.

  • OTD (On-Time Delivery) y demoras en muelle.

  • Margen por ruta y por cliente.

  • Eventos de cumplimiento: excesos de conducción, pausas, incidencias de tacógrafo.

Configuramos alertas cuando peaje/km o l/100 km superan bandas. Y comparamos con gemelos digitales de rutas para decidir si conviene desviar, cambiar ventana o reforzar formación.

Camiones Euro VI circulando por autopista europea con aerogeneradores al fondo

8. Errores comunes y cómo evitarlos

Clasificación CO₂

Error caro: no registrar la clase CO₂ real del camión en sistemas de peaje. Solución: checklists de documentación por matrícula y auditoría anual de estados.

Planificación de descansos

Otro clásico es “forzar” el descanso en sitios sin hotel y terminar con sanción o fatiga. Solución: planificar descanso semanal normal fuera de cabina y presupuestarlo como parte del coste del viaje.

Peajes forales y desvíos

Subestimar tramos específicos para camión sale caro. Nosotros mantenemos un mapa vivo de tramos con coste especial y actualizamos el TMS para que nadie cotice con medias irreales.

9. Preguntas frecuentes y checklist

FAQs

  • ¿Qué incluye el coste/km? Combustible, peajes, mantenimiento por uso, parte proporcional de fijos, conductor y dietas si aplican.

  • ¿Cómo bajo peajes? Registrando CO₂ correcto, usando dispositivos multipaís y enrutado por coste real.

  • ¿Cuándo uso ACOTRAM? Para establecer el suelo de coste y simular escenarios.

  • ¿Cómo reduzco esperas? Citando con slot, acuerdos de “free time” y penalizaciones por demora.

  • ¿Se recupera IVA? Sí, con tarjetas profesionales y facturación correcta; en nuestra flota superó 45.000 € anuales con ~100 vehículos.

Checklist operativo

  • Matrículas con CO₂ y ejes registrados en todos los peajes.

  • Tabla de peaje/km por corredor actualizada trimestralmente.

  • Política de repostaje por país con tarjetas y auditoría de consumos.

  • Hoteles y parkings seguros reservados cuando haya descanso semanal normal.

  • ACOTRAM actualizado con km/año realistas y % vacío.

  • KPIs con alertas en TMS/telemática.

  • Procedimiento de espera en muelle y facturación de demoras.

  • Revisión mensual de margen por ruta y cliente.

Conclusión

Gestionar bien los costes del transporte por carretera no va de exprimir kilómetros, sino de controlar variables: peajes por clase de CO₂, combustible con IVA recuperable, esperas en muelle y cumplimiento que evite sanciones. Cuando tratamos ACOTRAM como suelo, registramos CO₂ con rigor y planificamos descansos en hoteles, el margen dejó de ser un misterio y pasó a ser gestión.